Hết sữa giữa giờ cao điểm: kiểm kho 10 phút mỗi sáng cho quán nhỏ

Quán Ơi · 27/10/2026 · 6 phút đọc

Sáng thứ bảy, 9 giờ 20, quán mình đang đông. Bạn pha chế mở tủ lạnh, quay sang nói một câu mà chủ quán nào cũng sợ nghe: "Hết sữa tươi rồi anh ơi." Sáu bàn đang chờ, ba đơn mang về chưa pha, mà xe giao sữa thì phải trưa mới tới. Buổi sáng hôm đó, quán mình mất gần 20 ly cà phê sữa đá — đúng món bán chạy nhất.

Từ ngày đó, mình kiểm kho mỗi sáng. Không phải kiểm cả kho, không cần sổ sách cầu kỳ. Chỉ 10 phút, chỉ 5 mặt hàng. Và chuyện hết hàng giữa giờ cao điểm không còn lặp lại nữa.

Vì sao quán nhỏ hay hết hàng đúng lúc đông nhất

Quán nhỏ thường không hết hàng vì bán quá chạy. Quán hết hàng vì không ai biết chính xác trong kho còn bao nhiêu.

Ba kiểu quen thuộc:

• Đoán bằng mắt: nhìn tủ lạnh thấy còn vài hộp sữa là yên tâm, tới lúc pha mới biết chỉ còn đủ 4 ly.
• Nhớ bằng đầu: hôm qua còn 2 bịch trân châu, nhưng tối qua bạn nhân viên đã dùng hết 1 bịch mà không nói.
• Đặt hàng khi đã hết: tới lúc phát hiện hết sữa mới gọi nhà cung cấp, mà giao hàng nhanh nhất cũng 2–3 tiếng sau.

Cả ba kiểu đều có chung một gốc: quán không có một thời điểm cố định trong ngày để biết chắc kho còn gì.

Kiểm kho buổi sáng: chỉ 5 mặt hàng, 10 phút

Đừng kiểm cả kho. Kho quán cà phê, trà sữa có thể có 30–40 đầu hàng, kiểm hết mất cả buổi mà chẳng để làm gì. Mỗi sáng, bạn chỉ cần đếm 5 mặt hàng chủ lực — những thứ hết là quán đứng hình ngay:

1. Sữa tươi — món nào cũng cần, hết là mất cả dãy cà phê sữa, trà sữa.
2. Cà phê hạt hoặc cà phê bột — hết cà phê thì quán coi như đóng cửa.
3. Đá viên — mùa nóng, một buổi sáng có thể ngốn gấp đôi ngày thường.
4. Ly, nắp, ống hút — hết ly thì có đủ nguyên liệu cũng không bán được.
5. Topping bán chạy nhất — thường là trân châu đen, mỗi quán mỗi khác, bạn chọn đúng 1 loại bán chạy nhất quán mình.

5 mặt hàng này đếm bằng tay chưa tới 3 phút. Còn lại — siro ít dùng, bột phụ, đồ trang trí — kiểm mỗi tuần một lần là đủ.

Đặt mức tồn tối thiểu cho từng mặt hàng

Đếm xong mà không biết bao nhiêu là "sắp hết" thì cũng như không. Bạn cần một con số làm mốc cho mỗi mặt hàng: gọi là mức tồn tối thiểu. Hễ tồn thực tế xuống dưới mốc này là phải đặt hàng ngay trong buổi sáng, không chờ tới mai.

Cách tính mốc rất đơn giản: lấy lượng dùng trung bình một ngày nhân với số ngày chờ giao hàng, cộng thêm một ngày dự phòng.

Ví dụ quán mình bán khoảng 70 ly một ngày, nhà cung cấp giao hàng sau 1 ngày:

Bảng này bạn dán ngay cửa tủ kho. Nhân viên nào đếm cũng ra cùng một kết luận: dưới mốc là đặt, trên mốc là yên tâm.

Quy trình 10 phút mỗi sáng

Mình làm đúng 5 bước, trước giờ mở cửa 30 phút:

Bước 1 — Đếm nhanh 5 mặt hàng (3 phút). Đi một vòng: tủ lạnh, kệ kho, thùng đá. Đếm sữa theo hộp, cà phê theo kg, ly theo lốc. Ghi số đếm được ra một tờ giấy nhỏ hoặc ghi chú điện thoại.

Bước 2 — So với mức tồn tối thiểu (2 phút). Đối chiếu từng số với bảng dán ở cửa kho. Mặt hàng nào dưới mốc thì khoanh tròn lại.

Bước 3 — Ghi phiếu cần nhập (2 phút). Chỉ ghi những mặt hàng đã khoanh tròn, kèm số lượng cần nhập: nhập tới mức nào thì đủ bán 3–4 ngày tới, đừng nhập đầy kho cho "chắc ăn" rồi tồn đọng.

Bước 4 — Đặt hàng trước 10 giờ (1 phút). Nhắn nhà cung cấp ngay trong buổi sáng. Đặt sớm thì hàng về trước giờ cao điểm trưa hoặc chậm nhất là sáng hôm sau, không bị kẹt vào khung giao hàng buổi chiều.

Bước 5 — Cập nhật tồn vào sổ (2 phút). Hàng về tới đâu, ghi nhận tới đó. Thói quen này quan trọng hơn bạn tưởng: phiếu nhập không ghi thì tuần sau lại quay về đoán bằng mắt.

Tổng cộng 10 phút. Làm đều 2 tuần là thành nếp, nhân viên mới vào cũng làm được ngay vì đã có bảng mốc và phiếu mẫu sẵn.

3 sai lầm khiến kiểm kho không hiệu quả

Sai lầm 1: đếm cả kho mỗi sáng. Kiểm 40 mặt hàng thì 10 phút thành 40 phút, làm được 3 ngày là bỏ. Chỉ đếm 5 mặt hàng chủ lực mỗi sáng, còn lại kiểm tuần.

Sai lầm 2: đếm bằng mắt, không ghi số. "Còn nhiều" không phải là số liệu. Sữa còn "nhiều" có thể chỉ là 3 hộp xếp trước che 0 hộp phía sau. Đếm xong phải ghi số, dù chỉ ghi ra giấy.

Sai lầm 3: nhập hàng không ghi phiếu. Hàng về mà không ghi nhận thì tồn kho trên sổ và tồn kho thật lệch nhau dần. Tới cuối tháng đối chiếu, lệch 10–15% mà không biết lệch từ đâu. Kiểm kho cuối tuần — đếm thực tế rồi cân bằng lại tồn kho theo số đếm được — chính là cách sửa lệch này, và là việc nên làm mỗi tuần một lần.

Phần mềm làm thay phần nặng nhất

Làm tay 10 phút mỗi sáng đã đủ tốt cho quán nhỏ. Nhưng có một phần làm tay rất dễ sai: trừ kho theo từng ly bán. Mỗi ly cà phê sữa đá trừ bao nhiêu sữa, bao nhiêu cà phê, bao nhiêu đường — cộng tay cả ngày là rối, mà không trừ thì tồn kho trên sổ lúc nào cũng cao hơn thực tế.

Quán mình dùng Quán Ơi để xử lý đúng phần này: khai định lượng nguyên liệu cho từng món một lần, mỗi ly bán ra kho tự trừ theo định lượng đó, còn kiểm kho thì đếm thực tế rồi cân bằng tồn theo số đếm được, máy tự tính lệch bao nhiêu. Bạn xem cách làm trong hướng dẫn Kho: nhập hàng, kiểm kho — nhập hàng có duyệt, kiểm kho cân bằng tồn, đều có trong đó.

Phần việc của bạn chỉ còn lại 10 phút đếm buổi sáng và một quyết định: mặt hàng nào dưới mốc thì đặt ngay. Còn chuyện trừ kho, tính lệch, để phần mềm lo.

Bắt đầu từ sáng mai

Đừng đợi tới lúc hết hàng mới làm. Sáng mai, trước giờ mở cửa, bạn làm 3 việc:

1. Chọn ra 5 mặt hàng chủ lực của quán mình.
2. Tính mức tồn tối thiểu cho từng mặt hàng theo công thức: lượng dùng một ngày nhân với số ngày chờ giao, cộng một ngày dự phòng.
3. Dán bảng mốc ở cửa kho và đếm lần đầu tiên.

10 phút sáng mai có thể cứu cả một buổi sáng thứ bảy đông khách. Mà với quán nhỏ, một buổi sáng đông khách không bị gián đoạn đáng giá hơn nhiều so với 10 phút đó.