Tính giá vốn 1 ly cà phê sữa đá trong 10 phút: 5 khoản hay bị bỏ sót
Quán Ơi · 26/10/2026 · 6 phút đọc
Mình hỏi bạn một câu thôi: một ly cà phê sữa đá bán 25.000 đồng thì quán bạn lời bao nhiêu? Nếu bạn trả lời ngay được con số, chúc mừng, quán bạn thuộc nhóm ít. Còn nếu bạn phải nghĩ một lúc, hoặc trả lời "chắc lời tầm một nửa", thì bài này dành cho bạn.
Mình từng giống vậy. Quán đông, tiền về đều, cuối tháng nhìn tài khoản vẫn thấy tiền, tưởng là lời. Tới lúc ngồi tính kỹ mới phát hiện có những ly bán ra chỉ lời vài nghìn, có món gần như bán hòa vốn mà mình cứ tưởng là món lời nhất quán. Không biết giá vốn thật từng ly thì mọi quyết định sau đó đều đoán mò: tăng giá sợ mất khách, giảm giá sợ lỗ, thêm món mới không biết món nào gánh quán.
Tin tốt là tính giá vốn không cần kế toán, không cần phần mềm phức tạp. Một ly cà phê sữa đá, một cái cân nhỏ, một tờ giấy, 10 phút là xong.
Công thức tính: 5 khoản, không sót khoản nào
Giá vốn 1 ly = nguyên liệu chính + nguyên liệu phụ + bao bì + hao hụt + chi phí ẩn chia theo ly.
Mình lấy ví dụ một ly cà phê sữa đá bán 25.000 đồng, quán nhỏ khoảng 25 ghế, bán chừng 100 ly một ngày. Đây là ví dụ minh họa để bạn thấy cách tính, không phải số liệu của quán cụ thể nào — bạn thay số của quán mình vào là ra con số thật của bạn.
1. Nguyên liệu chính: cà phê và sữa.
Một ly cà phê sữa đá thường dùng 20g cà phê hạt và 30ml sữa đặc. Cà phê hạt giá 250.000 đồng một ký thì 20g tốn 5.000 đồng. Sữa đặc lon 380g giá 30.000 đồng, 30ml tương đương khoảng 40g, tốn khoảng 3.200 đồng. Cộng lại: 8.200 đồng.
2. Nguyên liệu phụ: đá, đường, nước.
Đá viên cho một ly khoảng 1.000 đồng, thêm đường hoặc siro nếu khách uống ngọt thêm khoảng 500 đồng. Cộng lại: 1.500 đồng. Khoản này nhỏ nhưng nhiều quán bỏ qua, ngày 100 ly là 150.000 đồng biến mất khỏi bảng tính.
3. Bao bì: ly, ống hút, túi mang đi.
Ly nhựa mang đi 1.200 đồng, ống hút 200 đồng, túi đựng 500 đồng nếu khách mang đi. Khách uống tại chỗ thì chỉ tốn ly thủy tinh rửa lại, gần như bằng không. Tính trung bình cả hai nhóm khách, cứ tính 1.200 đồng một ly cho an toàn. Nhiều quán chỉ tính tiền cà phê mà quên tiền ly, tới cuối tháng mới thấy tiền bao bì nuốt một khoản không nhỏ.
4. Hao hụt: cà phê rơi, sữa đổ, ly pha lỗi.
Pha 100 ly thì kiểu gì cũng có vài ly pha sai công thức phải pha lại, cà phê xay rơi vãi, sữa mở nắp để quá ngày phải bỏ. Tính hao hụt 5% trên tổng nguyên liệu là mức thực tế cho quán nhỏ. Nguyên liệu 9.700 đồng thì hao hụt thêm khoảng 500 đồng. Quán nào không tính hao hụt thì giá vốn lúc nào cũng đẹp hơn thực tế đúng 5%.
5. Chi phí ẩn chia theo ly: điện, nước, nhân viên, mặt bằng.
Đây là khoản hay bị bỏ sót nhất. Tiền thuê mặt bằng 10 triệu một tháng, điện nước 3 triệu, nhân viên 12 triệu, tổng 25 triệu một tháng. Quán bán 3.000 ly một tháng thì mỗi ly gánh 8.300 đồng chi phí ẩn. Cộng dồn: 8.200 + 1.500 + 1.200 + 500 + 8.300 = 19.700 đồng giá vốn thật một ly.
Ly bán 25.000 đồng trừ giá vốn 19.700 đồng còn lời 5.300 đồng, tức lãi gộp khoảng 21%. Con số này khác xa cảm giác "lời một nửa" lúc đầu. Và nếu quán bạn bán ít hơn, ví dụ 2.000 ly một tháng, chi phí ẩn mỗi ly lên 12.500 đồng, ly đó chỉ còn lời hơn 1.000 đồng — gần như bán lấy công làm lời.
3 sai lầm khiến giá vốn tính ra luôn thấp hơn thực tế
Sai lầm 1: chỉ tính tiền cà phê, bỏ qua sữa, đá, ly. Sữa đặc, đá, bao bì cộng lại đã hơn 5.000 đồng một ly. Bỏ 3 khoản này là giá vốn thấp đi hơn 20% ngay từ đầu.
Sai lầm 2: dùng giá mua cũ. Cà phê hạt tháng trước 220.000 đồng một ký, tháng này 250.000 đồng mà bạn vẫn tính theo giá cũ thì mỗi ly lệch 600 đồng. Ngày 100 ly là lệch 60.000 đồng, tháng lệch 1,8 triệu mà bạn không hay. Mỗi lần nhập hàng mới, cập nhật giá vào bảng tính ngay.
Sai lầm 3: không tính hao hụt và chi phí ẩn. Đây là hai khoản biến một ly tưởng lời nhiều thành lời ít. Quán đông chưa chắc lời nhiều, vì đông thì hao hụt cũng nhiều, nhân viên cũng nhiều. Chỉ khi chia chi phí ẩn theo ly bạn mới biết quán cần bán tối thiểu bao nhiêu ly một ngày mới hòa vốn.
Cách tính điểm hòa vốn rất nhanh: lấy tổng chi phí cố định một tháng chia cho tiền lời mỗi ly. Ví dụ chi phí cố định 25 triệu, lời mỗi ly 5.300 đồng thì quán cần bán khoảng 4.700 ly một tháng, tức khoảng 157 ly một ngày mới hòa vốn. Dưới con số đó là quán đang bù lỗ, trên con số đó mỗi ly bán thêm mới là lời thật.
Làm trong 10 phút tối nay
Bạn không cần làm ngay cho cả thực đơn. Tối nay làm đúng 3 bước cho món bán chạy nhất quán bạn:
Bước 1: cân thật một ly. Pha đúng công thức quán bạn đang bán, cân từng nguyên liệu, ghi số gam và ml ra giấy. Đừng đoán, vì đoán là sai số bắt đầu từ đây.
Bước 2: tra giá nhập mới nhất. Mở hóa đơn nhập hàng gần nhất, lấy giá từng nguyên liệu chia theo đơn vị dùng. Cà phê tính theo gam, sữa tính theo ml, bao bì tính theo cái.
Bước 3: cộng đủ 5 khoản rồi chia chi phí ẩn. Lấy tổng chi phí cố định tháng này chia cho số ly dự kiến bán trong tháng, cộng vào giá vốn ly. Ra con số cuối cùng, bạn sẽ biết món đó lời thật bao nhiêu và quán cần bán bao nhiêu ly một ngày.
Làm xong món bán chạy nhất, bạn làm tiếp 2–3 món còn lại trong tuần. Cả thực đơn chỉ khoảng 10 món thì một buổi chiều là tính xong hết, mà từ đó về sau mỗi lần đổi giá, thêm món hay chạy khuyến mãi bạn đều có căn cứ chứ không còn đoán.
Phần nặng nhất của việc này không phải tính một lần, mà là giữ bảng giá vốn luôn đúng khi giá nguyên liệu thay đổi. Quán nhỏ hay dùng bảng định lượng món để kho tự trừ theo đúng công thức đã cân, mỗi lần nhập hàng mới giá vốn tự cập nhật theo giá nhập mới. Mình có ghi cách quán nhỏ lập bảng định lượng và theo dõi giá vốn trong phần hướng dẫn của Quán Ơi — bạn mở ra làm theo là áp dụng được ngay cho quán mình.
Chốt lại
Biết giá vốn thật từng ly không làm quán bạn bán đắt hơn, nhưng giúp bạn biết món nào đang gánh quán, món nào đang bán hòa vốn, và quán cần bán bao nhiêu ly một ngày mới thật sự có lời. Một ly cà phê sữa đá 25.000 đồng có thể lời 5.300 đồng hoặc chỉ hơn 1.000 đồng, tùy quán bạn bán được bao nhiêu ly và chi phí ẩn mỗi ly là bao nhiêu — chỉ có tính mới biết, đoán thì không.
Tối nay bạn thử cân một ly bán chạy nhất quán mình rồi tính đủ 5 khoản xem sao. Con số hiện ra có thể khiến bạn bất ngờ, nhưng bất ngờ hôm nay còn hơn cuối tháng nhìn tài khoản mà không hiểu tiền đi đâu.