5 cách giảm hao hụt nguyên liệu ở quán trà sữa

Đội ngũ Quán Ơi · 15/10/2026 · 4 phút đọc

Hao hụt nguyên liệu là khoản tiền âm thầm chảy ra khỏi quán mỗi ngày mà nhiều chủ quán không nhìn thấy. Một quán trà sữa bán 200 ly mỗi ngày, chỉ cần hao hụt 5% nguyên liệu là mỗi tháng mất đi hơn chục triệu đồng. Tin tốt là bạn không cần đầu tư gì lớn — chỉ cần làm chặt 5 việc dưới đây.

1. Định lượng từng ly, đừng pha theo cảm tính

Hầu hết hao hụt bắt đầu từ tay pha chế. Hôm nay nhân viên cho 2 muỗng bột, mai cho 2 muỗng rưỡi vì "thấy ly hơi nhạt". Mỗi ly chênh 5 g bột sữa, một ngày 200 ly là mất 1 kg — khoảng 90.000đ bay hơi mà không ai hay.

Cách mình làm: lập bảng định lượng chuẩn cho từng món bán chạy và dán ngay quầy pha chế.

Mua một cái cân tiểu ly khoảng 150.000đ, bắt buộc cân trà và bột cho mỗi ly trong tuần đầu tiên. Khi tay đã quen, bạn kiểm tra ngẫu nhiên 10 ly mỗi ca — ly nào chênh quá 5 g thì nhắc ngay hôm đó.

2. Ghi chép hao hụt nguyên liệu theo từng ca

Không ghi thì không biết mất ở đâu. Cuối mỗi ca, nhân viên ghi 3 con số: tồn đầu ca, nhập trong ca, tồn cuối ca. Công thức tính:

Hao hụt ca đó = tồn đầu ca + nhập trong ca − số bán ra theo định lượng − tồn cuối ca

Đặt ngưỡng cho từng nhóm nguyên liệu:

Ca nào lệch quá 3% thì hỏi ngay ca đó, đừng để dồn cuối tháng mới tra — lúc đó không ai còn nhớ chuyện gì đã xảy ra. Mình từng phát hiện một ca làm đổ cả khay trân châu mà giấu nhẹm, chỉ vì con số cuối ca lệch tới 8%.

3. Kiểm kho cuối ngày, đừng để dồn cuối tháng

Nhiều quán chỉ kiểm kho mỗi tháng một lần. Một tháng có 30 ngày để sai số tích lũy, tới lúc phát hiện thì đã mất vài triệu đồng.

Mình kiểm nhanh 15 phút cuối ngày với 5–7 nguyên liệu giá trị cao nhất: trà, bột sữa, sữa tươi, trân châu, đường. Chỉ cần đếm tồn thực tế và so với số liệu trên sổ. Lệch nhỏ thì ghi nhận, lệch lớn thì tìm nguyên nhân ngay hôm sau.

Việc này ban đầu hơi mất công, nhưng sau 2 tuần bạn sẽ thấy hao hụt giảm rõ rệt vì nhân viên biết là có người kiểm mỗi ngày. Mình dùng Quán Ơi để tự trừ kho theo định lượng mỗi khi bán một ly, cuối ngày chỉ việc đối chiếu tồn thực tế với số trên hệ thống — xem hướng dẫn kho.

4. Nhập trước dùng trước, canh kỹ hạn dùng

Nguyên liệu hết hạn phải bỏ đi cũng là hao hụt — mà loại này đau nhất vì bỏ cả bịch chưa kịp dùng. Quy tắc đơn giản: hàng nhập trước xếp ra ngoài, dùng trước; lấy bút lông ghi ngày mở bao bì lên từng túi.

Mấy mốc thời gian cần nhớ:

• Trân châu đã luộc: dùng trong 4–6 giờ, qua ca là bỏ.
• Sữa tươi đã mở nắp: 2–3 ngày trong tủ mát 2–4°C.
• Trà đã ủ: tối đa 8 giờ, để qua đêm là chua, phải đổ.
• Bột sữa, bột kem: sau khi mở bao dùng trong 30 ngày, buộc kín, để nơi khô ráo.

Cuối tuần dành 10 phút kiểm tra hạn dùng của kho khô. Túi nào còn 7 ngày nữa hết hạn thì đưa lên quầy ưu tiên dùng trước, hoặc chạy món khuyến mãi để đẩy hàng đi.

5. Đào tạo nhân viên pha chế đúng công thức ngay từ đầu

Nhân viên mới là nguồn hao hụt lớn nhất. Chưa thuộc công thức đã đứng quầy, pha sai phải đổ đi làm lại — mỗi ly đổ đi là mất trắng giá vốn khoảng 8.000–12.000đ.

Quy trình của mình: nhân viên mới học công thức 2 ngày, ngày thứ 3 pha thử 20 ly dưới sự giám sát. Ly nào sai quá 10% định lượng thì pha lại. Chỉ khi pha đúng từ 18/20 ly trở lên mới được đứng quầy một mình. Nghe có vẻ khắt khe, nhưng thà mất 3 ngày đào tạo còn hơn mất tiền mỗi ngày sau đó.

Ngoài ra, giao rõ trách nhiệm: ca nào hao hụt vượt ngưỡng 2 lần trong một tuần thì cả ca cùng ngồi lại xem quy trình sai ở đâu. Không phạt tiền — phạt tiền chỉ khiến nhân viên giấu diếm. Mục tiêu là tìm ra chỗ sai trong quy trình, không phải tìm người để đổ lỗi.

Hôm nay bạn chỉ cần làm một việc duy nhất: cân thử 10 ly trà sữa liên tiếp, nếu chênh nhau quá 5 g thì quán bạn đang cần cách số 1 ngay lập tức.