Kho tự trừ theo định lượng: mỗi ly bán ra kho tự trừ, kiểm kho hết đoán mò
Quán Ơi · 21/10/2026 · 7 phút đọc
Kho tự trừ theo định lượng: mỗi ly bán ra kho tự trừ, kiểm kho hết đoán mò
Tháng 6 năm ngoái mình kiểm kho cuối tháng, nhìn con số trên giấy mà tay lạnh toát. Sữa đặc thiếu hụt gần 40 lon, cà phê hạt âm mất hơn 6 ký, trà khô thì tồn thực tế nhiều hơn sổ ghi. Quán vẫn bán đều 190–200 ly một ngày, tiền về đủ, vậy mà tiền lời cứ teo lại dần. Mình hỏi nhân viên thì bạn nào cũng nói pha đúng như mọi khi. Vấn đề không nằm ở bạn nào cả. Vấn đề là quán mình không biết một ly bán ra thật sự "ăn" mất bao nhiêu nguyên liệu.
Vì sao kho quán cà phê, trà sữa lúc nào cũng lệch
Mình mất mấy tuần đi hỏi chủ quán xung quanh, và thấy mình không phải người duy nhất. Ba nguyên nhân lặp đi lặp lại:
Thứ nhất, định lượng nằm trong đầu nhân viên pha chế. Sáng nay bạn A pha, chiều bạn B pha, mỗi người một tay. Ly cà phê sữa đá của mình có ngày ngọt gắt, có ngày nhạt thếch. Khách không nói ra đâu, họ chỉ không quay lại. Mà mỗi ly pha "đậm tay" hơn chuẩn một chút, nhân với 200 ly một ngày, nhân với 30 ngày, là con số kinh hoàng.
Thứ hai, nhập hàng không ghi lô, không ghi hạn dùng. Sữa tươi về 5 thùng, hết hạn cái nào trước không ai biết. Cuối tháng kiểm kho phát hiện 2 thùng sữa hết hạn từ lúc nào, đành đổ bỏ. Đó là tiền mình tự vứt đi mà không hay.
Thứ ba, kiểm kho bằng cảm tính. Nhìn bịch trà còn nửa bịch thì ghi "còn nửa", nhìn bình sữa còn lưng thì ghi "khoảng 10 lít". Sai một ly, đi một dặm — mà sai kiểu này là sai mỗi ngày.
Kho tự trừ theo định lượng nghĩa là gì
Nghe thì sang, nhưng hiểu đơn giản lắm: mỗi món trên thực đơn được khai một công thức chuẩn — một ly gồm bao nhiêu gam, bao nhiêu ml của từng nguyên liệu. Ví dụ ly cà phê sữa đá size M của quán mình:
- Cà phê hạt: 0,022 kg
- Sữa đặc: 0,04 lít
- Đá viên: đủ đầy ly
Từ lúc có công thức chuẩn, mỗi ly bán ra là kho tự trừ đúng bấy nhiêu, theo thời gian thực. Thu ngân bấm thanh toán xong, tồn cà phê hạt trên hệ thống giảm 0,022 kg ngay lập tức. Không cần cuối ngày ngồi trừ tay, không cần đoán.
Điểm mấu chốt ở đây: con số tồn trên hệ thống luôn là con số "đáng lẽ phải còn". Cuối ngày mình đếm thực tế, chênh lệch bao nhiêu chính là hao hụt thật — không còn chỗ để đổ lỗi cho cảm giác.
4 việc mình làm để kho tự trừ chính xác
1. Khai định lượng bằng cân thật, không ước
Đừng lấy định lượng từ trí nhớ. Mình làm thế này: cân nguyên liệu trước khi pha 10 ly liên tiếp, lấy trung bình. Lúc đầu mình tưởng ly cà phê sữa đá của quán dùng 0,02 kg cà phê, cân xong mới biết thực tế là 0,025 kg — lệch 25%. Hai mươi lăm phần trăm giá vốn cà phê bị "ăn cắp" ngay trong công thức tính giá bán.
Mình khai định lượng cho từng món, từng size, từng topping. Trà sữa size L thêm trân châu thì trân châu cộng 60g, pudding cộng 50g — mỗi topping là một dòng định lượng riêng. Làm một lần, dùng mãi mãi. Đổi công thức thì bấm sửa dòng đó, từ hôm sau kho trừ theo công thức mới.
2. Nhập hàng theo lô, ghi hạn dùng từng lô
Mỗi lần nhận hàng, mình ghi số lô in trên bao bì và hạn dùng: cà phê hạt 6 tháng, sữa tươi chỉ 3 ngày sau mở. Lô nào sắp hết hạn thì hệ thống tô đỏ cảnh báo, lô đã hết hạn thì không cho xuất bán nữa.
Cái này cứu mình mấy lần. Sữa tươi lô cũ còn 4 lít, hạn dùng còn 1 ngày — hệ thống báo đỏ, mình cho pha chế ưu tiên dùng hết lô cũ trước, nhập lô mới sau. Trước đây mình toàn mở thùng mới cho tiện, để thùng cũ quá hạn rồi đổ. Tiền đổ đi mỗi tháng kiểu này từng là 800.000đ–1.200.000đ.
3. Chế biến bán thành phẩm có giá vốn thật
Quán mình pha cốt cà phê phin sẵn mỗi sáng: 0,25 kg cà phê hạt ra 1 lít cốt. Trên hệ thống, mình tạo phiếu chế biến — trừ 0,5 kg cà phê hạt theo lô, nhập vào kho 2 lít cốt cà phê với giá vốn thật tính từ nguyên liệu đầu vào.
Vì sao quan trọng? Vì khi pha chế dùng cốt để ra ly, kho trừ đúng lượng cốt đã khai. Giá vốn ly cà phê lúc này phản ánh đúng giá hạt mình mua, không phải giá "ước chừng". Nhiều chủ quán tính giá vốn ly nước bằng giá hạt trên thị trường, trong khi mình mua được giá sỉ rẻ hơn — hoặc ngược lại. Giá vốn thật giúp mình định giá đúng, không bán rẻ mà tưởng lời.
4. Xuất hủy hàng hết hạn có ảnh minh chứng
Hàng hết hạn thì phải hủy, nhưng hủy phải có chứng từ. Mỗi lần xuất hủy, mình chụp ảnh hàng hủy đính kèm vào phiếu. Phiếu xuất hủy ghi kho ngay, trừ đúng lô hết hạn trước.
Nghe thì rườm rà, nhưng đây là cách duy nhất để phân biệt "hao hụt do hư hỏng" với "hao hụt do thất thoát". Thẻ kho của mình ghi lại mọi lần nhập, xuất, chế biến, xuất hủy và người thực hiện. Cuối tháng mình lọc riêng dòng xuất hủy: tháng nào hủy nhiều là biết ngay khâu bảo quản hoặc khâu đặt hàng có vấn đề, chứ không phải nhân viên ăn cắp.
Thẻ kho: nhìn hao hụt theo từng dòng
Trước đây kiểm kho là một buổi "tra tấn" cuối tháng: đếm từng bịch, từng lon, ghi vào sổ, về nhà cộng trừ. Giờ mình mở thẻ kho của từng mặt hàng: cà phê hạt nhập bao nhiêu, bán trừ bao nhiêu, chế biến trừ bao nhiêu, hủy bao nhiêu, tồn hiện tại bao nhiêu — từng dòng có ngày giờ và người làm.
Tổng quan kho cho mình một cái nhìn 30 giây: tổng nhập, tổng xuất, tổng hao hụt và tồn so với mức tối thiểu trong tháng. Món nào tồn dưới mức tối thiểu thì mình biết phải đặt hàng, không còn cảnh sáng ra pha chế báo "hết sữa đặc rồi anh ơi" giữa giờ cao điểm.
Con số sau một tháng
Mình áp dụng đủ 4 việc trên trong một tháng, đây là kết quả thật của quán:
- Tỷ lệ hao hụt nguyên liệu giảm từ khoảng 12% xuống còn khoảng 5%. Quán mình giá vốn trung bình 9.000đ một ly, 200 ly một ngày là 54 triệu đồng giá vốn một tháng. Giảm 7% hao hụt nghĩa là giữ lại được gần 3,8 triệu đồng mỗi tháng — tiền trước đây bốc hơi mà mình không biết đi đâu.
- Thời gian kiểm kho cuối ngày từ gần 2 giờ xuống còn khoảng 20 phút. Đếm thực tế, so với số hệ thống, ghi chênh lệch, xong.
- Chất lượng ly nước ổn định hẳn. Vì định lượng chuẩn được khai một lần và pha chế theo đúng công thức, khách quen nhận xét "sao dạo này ly nào cũng ngon như nhau".
3 thói quen giữ kho luôn sạch
Thứ nhất, đếm thực tế mỗi tối, không để dồn cuối tháng. Hai mươi phút mỗi tối rẻ hơn hai ngày cuối tháng rất nhiều, và phát hiện lệch sớm thì còn kịp tìm nguyên nhân.
Thứ hai, nhập hàng là ghi lô và hạn dùng ngay, không để "chiều ghi sau". Cái "chiều" đó không bao giờ đến.
Thứ ba, tháng nào cũng xem lại định lượng của 3 món bán chạy nhất. Giá nguyên liệu thay đổi, nhà cung cấp đổi, hạt cà phê vụ mới đậm nhạt khác — định lượng phải theo kịp thực tế, không thì kho tự trừ cũng chỉ là trừ sai một cách chính xác.
Bắt đầu từ đâu
Nếu quán bạn chưa từng khai định lượng, đừng ôm cả thực đơn một lúc. Mình bắt đầu bằng 5 món bán chạy nhất, cân 10 ly mỗi món, khai xong trong một buổi chiều. Khi thấy kho tự trừ chạy đúng cho 5 món đó, bạn sẽ tự muốn khai nốt phần còn lại.
Mình làm toàn bộ việc này trên Quán Ơi — khai công thức món, nhập hàng theo lô có hạn dùng, chế biến bán thành phẩm và xem thẻ kho đều nằm trong một chỗ, không cần file Excel riêng. Bạn xem hướng dẫn từng bước ở đây: https://quanoi.com/help/23-san-xuat-lo-han-dung
Kho sạch thì giá vốn thật, giá vốn thật thì mới biết mình lời bao nhiêu. Đó là nền móng của mọi quyết định: tăng giá, chạy khuyến mãi, hay mở thêm chi nhánh.