Làm việc với nhiều nhà cung cấp nguyên liệu: so giá và theo dõi công nợ không rối

Quán Ơi · 22/10/2026 · 5 phút đọc

Làm việc với nhiều nhà cung cấp nguyên liệu: so giá và theo dõi công nợ không rối

Có một thời gian quán mình chỉ mua sữa tươi từ đúng một nhà cung cấp. Quen biết, giao nhanh, gọi là có. Rồi trong hai tháng, giá sữa tăng ba lần, mỗi lần 3–5%, kèm câu nói quen thuộc "giá thị trường chung vậy em". Mình không có lựa chọn nào khác để kiểm chứng, và cũng không có nguồn dự phòng — nên đành chịu. Tháng đó giá vốn mỗi ly của quán đội lên gần 800 đồng, nhân với khoảng 3.600 ly một tháng là mất gần 2,9 triệu đồng lợi nhuận, chỉ vì phụ thuộc một nguồn.

Từ sau lần đó, mình xây lại cách làm việc với nhà cung cấp: mỗi mặt hàng chính luôn có hai nguồn, có bảng so giá theo tuần và lịch công nợ rõ ràng. Mỗi tuần chỉ tốn khoảng 30 phút.

Mỗi mặt hàng chính cần hai nhà cung cấp, không hơn không kém

Danh mục của quán mình có 6 mặt hàng chính quyết định giá vốn: sữa tươi, trà, cà phê hạt, đường, trân châu và các loại bột, đá và ly nhựa. Với từng mặt hàng, mình duy trì đúng hai nhà cung cấp: một nguồn chính lấy 70–80% sản lượng, một nguồn phụ lấy 20–30% còn lại.

Vì sao nguồn phụ vẫn phải có đơn đều, dù giá đôi khi cao hơn một chút? Vì nhà cung cấp chỉ ưu tiên khách đang mua hàng thật. Nếu bạn 6 tháng không lấy một đơn nào, đến ngày nguồn chính "kẹt xe, hết hàng" giữa thứ Bảy cao điểm, nguồn phụ sẽ giao cho khách quen của họ trước, quán bạn xếp hàng sau. Khoản chênh giá nhỏ ở nguồn phụ chính là "phí bảo hiểm" cho những ngày như vậy.

Hai nguồn là đủ. Ba nguồn trở lên cho cùng một mặt hàng sẽ làm sản lượng mỗi nơi quá nhỏ, bạn mất vị thế khách hàng thân thiết ở tất cả, và công việc giấy tờ nhân ba. Riêng mặt hàng ít quan trọng (khăn giấy, ống hút dự phòng) thì một nguồn cũng được.

Bảng so giá theo tuần: 15 phút để không bị tăng giá âm thầm

Cách nhà cung cấp tăng giá hiệu quả nhất không phải tăng sốc, mà tăng nhỏ giọt: mỗi lần 2–3%, cách nhau vài tuần, đa số chủ quán bận rộn sẽ không để ý. Thuốc trị là một bảng so giá đơn giản, cập nhật mỗi sáng thứ Hai trong 15 phút.

Bảng của mình có các cột: mặt hàng, quy cách (ví dụ sữa tươi hộp 1 lít), giá nguồn chính, giá nguồn phụ, giá tuần trước của nguồn chính, chênh lệch phần trăm. Mình chỉ cần nhìn cột cuối: mặt hàng nào tăng quá 3% trong một tuần hoặc tăng liên tiếp hai tuần, mình gọi điện hỏi lý do ngay trong ngày.

Khi có bảng số liệu trong tay, cuộc nói chuyện khác hẳn. Thay vì "sao tăng giá hoài vậy anh", mình nói: "Sữa bên anh tháng này 28.500 một lít, bên kia đang chào em 27.200 cùng quy cách, anh xem giữ giá cũ cho em được không, em vẫn ưu tiên lấy bên anh 80%". Khoảng một nửa số lần, nhà cung cấp giữ nguyên giá cho quán mình hoặc tặng thêm chiết khấu đơn lớn. Chỉ riêng việc có số để nói chuyện đã giúp mình giữ giá vốn ổn định suốt nhiều quý.

Bạn không cần phần mềm phức tạp cho việc này: một bảng tính là đủ. Điều quan trọng là giá nhập của từng lần giao phải được ghi lại có hệ thống — ở quán mình, mỗi phiếu nhập hàng đều được nhập vào Quán Ơi ngay khi nhận hàng, nên khi cần đối chiếu giá theo tuần hay theo tháng, mình xuất số liệu ra trong vài phút thay vì lật lại đống hóa đơn giấy.

Lịch công nợ nhà cung cấp: biết rõ tuần này phải trả ai, bao nhiêu

Mặt trái của việc mua chịu là đến cuối tháng, tiền phải trả dồn cục trong khi bạn không nhớ chính xác từng khoản. Quán mình từng có tháng phải trả 5 nhà cung cấp tổng 68 triệu trong cùng một tuần — tuần đó doanh thu lại thấp điểm — và mình đã phải khất nợ một nhà cung cấp thân thiết, rất mất mặt.

Giờ mình duy trì một lịch công nợ duy nhất, chỉ gồm: nhà cung cấp, số tiền đang nợ, ngày đến hạn, điều kiện thanh toán (trả ngay, 7 ngày, 15 ngày). Mỗi tối khi nhập hàng xong, số nợ được cộng vào lịch. Mỗi sáng thứ Hai, mình nhìn lịch và biết chính xác 7 ngày tới phải chi bao nhiêu cho nguyên liệu, để chủ động giữ lại tiền mặt, không tiêu nhầm vào khoản khác.

Hai nguyên tắc mình giữ cứng: một, không bao giờ để quá hạn với nguồn chính — uy tín thanh toán là thứ đổi lại được ưu tiên giao hàng và giá tốt; hai, nếu buộc phải chậm, gọi điện báo trước ngày đến hạn ít nhất 2 ngày và hẹn ngày trả cụ thể. Nhà cung cấp sợ nhất không phải khách trả chậm, mà là khách im lặng mất hút.

Nhập hàng phải kiểm chất lượng tại chỗ, trước khi ký nhận

Giá rẻ mà chất lượng trồi sụt thì còn đắt hơn giá cao ổn định, vì một mẻ trà hỏng là mất cả buổi bán hàng và mất khách. Quy trình nhận hàng của quán mình gồm bốn kiểm tra nhanh, nhân viên nào trực cũng làm được:

• Đúng số lượng và quy cách: đếm thùng, cân thử ngẫu nhiên 1–2 đơn vị.
• Hạn sử dụng: mặt hàng còn dưới một phần ba hạn dùng, từ chối nhận.
• Nhiệt độ với hàng lạnh: sữa tươi và nguyên liệu đông lạnh phải còn lạnh đúng chuẩn khi mở thùng; hàng rã đông một phần là trả lại ngay.
• Nếm/nhìn thử với trà và cà phê theo mẫu chuẩn của quán khi đổi lô mới.

Mọi vấn đề ghi ngay vào phiếu nhận hàng và chụp ảnh gửi nhà cung cấp trong ngày. Xử lý tại chỗ, có hình ảnh, thì việc đổi trả luôn êm. Để qua vài ngày mới phản ánh, bên bán sẽ có lý do nghi ngờ khâu bảo quản của quán — và họ đúng một phần.

Làm việc nhiều nhà cung cấp không làm quán rối, nếu bạn có ba thói quen: hai nguồn cho mỗi mặt hàng chính, bảng so giá cập nhật hàng tuần, và một lịch công nợ nhìn được trong 30 giây. Ngược lại, phụ thuộc một nguồn nhìn thì nhàn, nhưng cái giá phải trả là bị động về giá, về hàng và về cả dòng tiền — như mình đã từng trả gần 3 triệu một tháng để học bài học đó.