Thất thoát nguyên liệu ngay tại quầy pha chế: định mức dán tại quầy và kiểm kê nhanh 10 phút

Quán Ơi · 22/10/2026 · 5 phút đọc

Thất thoát nguyên liệu ngay tại quầy pha chế: định mức dán tại quầy và kiểm kê nhanh 10 phút

Cuối tháng đầu tiên mở quán, mình ngồi cộng sổ và giật mình: kho báo đã xuất 42 kg trân châu, nhưng doanh số chỉ tương ứng khoảng 35 kg theo định lượng chuẩn. 7 kg chênh lệch đó không ai lấy cắp, cũng không hết hạn phải bỏ. Nó biến mất ngay tại quầy pha chế, từng chút một mỗi ngày: một muỗng đong hơi đầy tay, một ly làm sai phải đổ đi, một ca sữa rót tràn ra ngoài. Mỗi lần chỉ vài gram, vài mililit, nhưng cộng 30 ngày lại thành tiền triệu.

Nhiều chủ quán khi thấy hao hụt là nghĩ ngay tới kho: nhập sai, xuất sai, hết hạn. Nhưng với quán của mình, phần thất thoát lớn nhất lại nằm ở thao tác tại quầy. Bài này là cách mình bịt từng lỗ nhỏ đó bằng hai việc rất đơn giản: bảng định mức dán ngay tại trạm pha và kiểm kê nhanh 10 phút mỗi cuối ngày.

Thất thoát tại quầy khác hao hụt kho như thế nào

Hao hụt kho là những gì bạn nhìn thấy được trên sổ: hàng hết hạn, hàng hỏng khi bảo quản, chênh lệch lúc nhập hàng. Còn thất thoát tại quầy xảy ra sau khi nguyên liệu đã xuất khỏi kho, trong lúc làm món, và gần như không để lại dấu vết nếu bạn không đo.

Mình liệt kê được bốn kiểu thất thoát quen thuộc ở quán mình. Một là đong thừa tay: định mức một ly là 30 ml siro, nhưng lúc đông, nhân viên rót theo cảm giác thành 36–38 ml, thừa khoảng 20%. Hai là làm sai phải bỏ: ghi nhầm ít đường thành không đường, khách trả lại, cả ly đổ đi — trung bình quán mình từng bỏ 3–4 ly mỗi ngày. Ba là rót tràn, rơi vãi: sữa, bột, trân châu vương trên quầy, cuối ca quét đi cả nắm. Bốn là thử món không ghi: nhân viên mới pha thử, trưởng ca nếm thử, mình nếm thử — mỗi người một ly nhỏ, không ai ghi lại, cuối tháng thành gần 20 ly "không chủ".

Cả bốn kiểu này đều không phải lỗi đạo đức. Đó là lỗi quy trình: không có chuẩn nhìn thấy được, không có chỗ để ghi, thì tay người sẽ tự làm theo thói quen.

Bảng định mức dán ngay tại trạm pha

Trước đây quán mình cũng có bảng định mức — nằm trong một file trên điện thoại của mình và một cuốn sổ trong ngăn kéo. Nghĩa là lúc cần nhất, giờ cao điểm, không ai mở ra xem cả.

Mình in lại định mức thành một bảng lớn, dán ngay trên tường trước mặt người pha chế, đúng tầm mắt. Mỗi món chỉ ghi những con số phải đong: bao nhiêu ml trà, bao nhiêu ml sữa, mấy muỗng trân châu, mấy gram bột. Chữ to, ít dòng, món bán chạy nhất để trên cùng. Bên cạnh mỗi trạm, mình đặt đúng dụng cụ đong cho trạm đó: cốc có vạch chia ở trạm pha, muỗng định lượng ở trạm topping, không để nhân viên phải đi tìm hay ước lượng bằng muỗng ăn cơm.

Thay đổi này cho kết quả nhanh hơn mình tưởng. Lượng siro dùng trong tuần đầu tiên sau khi dán bảng giảm khoảng 12% trong khi số ly bán ra gần như không đổi. Không phải nhân viên trước đó cố tình rót nhiều — họ chỉ không có một cái mốc để nhìn vào mỗi lần rót.

Kiểm kê nhanh 10 phút: chỉ đếm nhóm A

Nghe tới kiểm kê, nhiều bạn nghĩ tới cảnh cuối ngày nán lại cả tiếng đồng hồ để đếm từng gói trà, từng hộp ống hút. Mình từng làm vậy được đúng bốn ngày rồi bỏ, vì nhân viên oải, mình cũng oải.

Sau này mình chuyển sang kiểm kê nhanh: cuối ngày chỉ đếm 8–10 mặt hàng giá trị cao và hao nhanh nhất, mình gọi là nhóm A. Ở quán mình đó là: cà phê hạt, trà khô, sữa tươi, sữa đặc, trân châu, bột cacao, matcha, phô mai, siro đường và whipping cream. Mười mặt hàng này chiếm khoảng 75% tiền nguyên liệu của quán, nên giữ chặt chúng là giữ được phần lớn tiền.

Việc đếm mất đúng 10 phút vì số lượng ít và vị trí cố định: cân lại bao cà phê đang dùng dở, đọc vạch trên chai sữa, đếm số hộp chưa mở. Số đếm được ghi vào một bảng nhỏ theo ca: tồn đầu ngày, nhập thêm trong ngày, tồn cuối ngày. Lấy tồn đầu cộng nhập trừ tồn cuối sẽ ra lượng đã dùng thực tế. Đem so với số ly bán ra nhân định mức, mình biết ngay hôm đó lệch bao nhiêu.

Ví dụ: có hôm sữa tươi dùng thực tế 6,2 lít, trong khi 148 ly bán ra chỉ cần khoảng 5,6 lít — lệch 600 ml. Mình không truy cứu ai, chỉ nhắc cả ca hôm sau rót đúng vạch, và độ lệch hôm sau còn 150 ml.

Ghi sổ hao hụt theo ca, không ghi là không có

Mình đặt tại quầy một cuốn sổ mỏng gọi là sổ hao hụt, với quy tắc duy nhất: làm sai, đổ bỏ, thử món — bất cứ ly nào không bán cho khách đều ghi một dòng. Ghi rất ngắn: giờ, món, lý do, tên người làm. Một dòng mất chưa tới 10 giây.

Tuần đầu tiên, sổ ghi 26 dòng. Con số đó làm cả đội giật mình, vì trước giờ ai cũng nghĩ quán chỉ bỏ "vài ly" mỗi tuần. Sang tuần thứ ba, số dòng còn 11, không phải vì mọi người giấu không ghi, mà vì khi biết việc bỏ ly sẽ được ghi lại, tay làm tự cẩn thận hơn hẳn. Ly làm sai giảm thì nguyên liệu cũng đỡ thất thoát theo.

Cuối tuần, mình cộng sổ hao hụt theo lý do: nếu phần lớn là "ghi nhầm order" thì lỗi ở khâu nhận đơn; nếu là "rót tràn, đong sai" thì lỗi ở dụng cụ và định mức. Nhờ vậy mình sửa đúng chỗ. Trong Quán Ơi, mình đối chiếu số ly bán ra với lượng nguyên liệu nhóm A đã dùng để tính độ lệch cho nhanh, và mỗi tối chỉ hỏi một câu: lệch hôm nay do đâu?

Giữ chặt quầy là giữ tiền mặt

Sau hai tháng làm đều ba việc trên, tỉ lệ thất thoát tại quầy của quán mình giảm từ khoảng 9% xuống còn gần 4%. Với nguyên liệu khoảng 60 triệu một tháng, chừng đó là hơn 3 triệu giữ lại được, đủ trả tiền điện nước. Tối nay, hãy chọn 8 mặt hàng đắt nhất ở quầy, cân và ghi số tồn, rồi mai tối cân lại — chỉ hai con số đó cũng đủ cho bạn thấy tiền đang rò bao nhiêu mỗi ngày.