Ly cà phê lời bao nhiêu: 3 bước dựng định lượng chuẩn
Quán Ơi · 04/11/2026 · 4 phút đọc
Không biết một ly cà phê lời bao nhiêu là chuyện rất bình thường ở quán nhỏ. Hao hụt không nằm ở hóa đơn nhập hàng mà nằm trong từng muỗng sữa đặc, từng lần xúc cà phê không cân, từng "cho thêm chút cho khách vui" của mỗi người pha. Ba bước dưới đây giúp bạn dựng được bảng định lượng chuẩn cho quán, biết chính xác giá vốn từng ly và chặn hao hụt ngay từ quầy pha chế.
Quán mình từng hụt gần một triệu tiền kho một tháng mà không ai biết vì sao
Quán mình 22 bàn, món bán chạy nhất là cà phê sữa đá giá 20.000đ. Cuối tháng kiểm kho: sữa đặc hụt 6kg, cà phê bột hụt gần 2kg, đường hụt 3kg. Quy ra tiền nhập lúc đó là gần một triệu đồng — tiền đi đâu, không ai trong quán trả lời được.
Điều tra ra câu chuyện quen thuộc: mỗi người pha một tay. Ca sáng cho 30ml sữa đặc, ca chiều cho 40ml, cuối tuần đông khách thì "cho thêm chút cho khách vui". Không ai ăn cắp. Chỉ là quán mình không có một cái chuẩn nào.
Nỗi đau thật sự không phải ly cà phê nhạt hay ngọt. Là khi muốn tăng giá thì sợ mất khách, muốn chạy khuyến mãi thì không biết giảm đến đâu là lỗ — vì giá vốn một ly, mình không biết thật.
Bước 1: Cân mẫu một buổi, ra con số thật cho một ly
Chọn buổi vắng nhất trong tuần, nhờ người pha chắc tay nhất quán làm lại 5 ly của từng món bán chạy. Cân từng nguyên liệu trước và sau mỗi ly, ghi lại vào một tờ giấy.
Bảng quán mình ra cho cà phê sữa đá:
- Cà phê bột: 18g
- Sữa đặc: 28ml (khoảng 35g)
- Đường: 10g
- Ly giấy + nắp + ống hút + đá: gộp 3.200đ
Quy ra tiền theo giá nhập của tháng này:
- Cà phê bột: 18g × 320đ/g = 5.760đ (bao 1kg giá 320.000đ)
- Sữa đặc: 35g × 65đ/g = 2.275đ
- Đường: 10g × 25đ/g = 250đ
- Ly, đá, ống hút: 3.200đ
Tổng giá vốn khoảng 11.500đ một ly. Bán 20.000đ thì lãi gộp khoảng 8.500đ, biên lãi 42%.
Làm tương tự cho 5 món bán chạy nhất là bạn đã nắm được giá vốn của khoảng 80% doanh thu quán. Con số này là nền của mọi quyết định về giá về sau: tăng giá, khuyến mãi, món nào đẩy mạnh, món nào nên bỏ khỏi menu.
Bước 2: Cố định dụng cụ đo, dán bảng định lượng ngay quầy pha
Số đẹp trên giấy vô nghĩa nếu pha bằng mắt. Quán mình làm 3 việc nhỏ, tổng chi phí chưa tới 100.000đ:
- Mua ca đong 30ml có vạch, muỗng đong 10g cố định cho đường, để một cân tiểu ly ở quầy. Dụng cụ chung cho mọi ca, không ai dùng "ước chừng" nữa.
- Dán bảng định lượng từng món ngay trên tường quầy pha — chữ to, ai pha cũng nhìn thấy. Bảng của quán mình chỉ có 5 dòng, mỗi dòng một món: cà phê sữa đá 18-28-10, cà phê đen 18-0-15...
- Quy định: pha sai chuẩn 3 lần trong một tuần thì bị nhắc trong buổi họp ca. Không phạt tiền, chỉ nhắc công khai. Hai tuần là thành nếp.
Sau một tuần, sữa đặc tiêu hao đúng theo định lượng. Cuối tháng kiểm kho, khoản hụt "không biết rơi ở đâu" biến mất. Nhân viên mới vào chỉ cần nhìn bảng là pha đúng ngay ngày đầu, mình không phải kèm từng ly.
Bước 3: Nhập bảng định lượng vào phần mềm một lần, để kho tự trừ theo từng đơn
Bảng giấy chặn được tay pha, nhưng không chặn được tình huống "bán 120 ly mà kho chỉ trừ 110 ly" — ví dụ tặng món, món pha hỏng phải bỏ, nhân viên quên bấm bill. Đưa bảng định lượng vào phần mềm quản lý kho một lần: mỗi ly bán ra, kho tự trừ đúng 18g cà phê, 28ml sữa, 10g đường. Sắp hết sữa đặc, phần mềm báo trước khi bạn kịp mở tủ lạnh ra kiểm tra.
Mình nhập bảng này vào Quán Ơi — phần kho có định lượng món và tự trừ theo đơn bán, báo cáo cho mình thấy giá vốn và lãi gộp từng món ngay trên điện thoại. Từ lúc có con số thật, mình mới dám chạy chương trình "mua 1 tặng 1 giờ vàng" cho trà đào — vì mình biết chắc một ly trà đào giá vốn 7.900đ, giảm 50% vẫn còn lãi.
Kết
Bạn không cần quán lớn mới cần định lượng. Bạn cần định lượng ngay từ quán 20 bàn, vì càng nhỏ thì một triệu hao hụt càng đau. Cân mẫu một buổi, dán bảng ở quầy, nhập vào phần mềm một lần — ba việc này làm xong trong một ngày là giá vốn từng ly của quán hiện ra hết, và không bao giờ quay lại thời "cuối tháng hụt kho không biết vì sao".
Muốn thử kho tự trừ định lượng: đăng ký dùng thử Quán Ơi miễn phí tại quanoi.com, không cần thẻ ngân hàng.