Sáng chủ nhật hết món bán chạy nhất: 4 bước cảnh báo hết hàng
Quán Ơi · 05/11/2026 · 4 phút đọc
Chủ nhật tuần trước, quán mình đông nhất từ đầu tháng. Chín giờ sáng, nhân viên ra treo biển "hết cà phê sữa đá" — món bán chạy nhất, chiếm gần một phần ba doanh thu buổi sáng của quán. Kệ kho trống trơn: sữa tươi hết từ tối thứ bảy, không ai báo.
Mình chạy xe ra cửa hàng tạp hóa mua hai lốc sữa giá lẻ, đắt hơn giá sỉ gần ba mươi phần trăm. Mất bốn mươi phút đi về, trong lúc đó ít nhất chục khách phải đổi sang món khác hoặc bỏ đi. Tính nhanh: khung chín đến mười một giờ, quán hụt khoảng một triệu đồng doanh thu — chỉ vì một món nguyên liệu hết mà không ai biết trước.
Hết hàng giữa tuần không phải chuyện xui. Đó là kho của quán đang chạy theo kiểu may rủi: còn hay hết phụ thuộc vào trí nhớ của người trực kho. Mà trí nhớ thì không bao giờ báo trước.
Bốn việc dưới đây mình làm trong đúng một tuần để quán không bao giờ bị bất ngờ nữa. Ba việc đầu làm tay được ngay tối nay, việc thứ tư để phần mềm làm hộ.
1. Chốt danh sách "nguyên liệu tiền to"
Quán nhỏ có vài chục loại nguyên liệu, nhưng không phải loại nào hết cũng đau. Mình lập một danh sách duy nhất: 10 nguyên liệu chiếm nhiều tiền nhập nhất mỗi tuần — cà phê hạt, sữa tươi, sữa đặc, đường, trà, trái cây tươi, đá viên, ly nhựa, ống hút, topping. Chỉ cần cảnh báo cho 10 loại này, quán đã chặn được khoảng tám mươi phần trăm thiệt hại của chuyện hết hàng.
Cách làm: mở sổ nhập hàng 4 tuần gần nhất, cộng tiền nhập theo từng loại, sắp xếp từ cao xuống thấp. Mất khoảng ba mươi phút một lần, làm một lần rồi dùng cả năm. Đừng cảnh báo cho mọi thứ — cảnh báo cho mọi thứ tức là không cảnh báo gì cả.
2. Đặt mức tồn tối thiểu cho từng nguyên liệu
Mỗi nguyên liệu trong danh sách tiền to đều cần một con số: dưới mức này là phải báo ngay. Mình dùng công thức đơn giản: lượng bán trung bình 2 ngày cao điểm, cộng thêm hai mươi phần trăm đệm.
Ví dụ quán mình: cà phê hạt bán khoảng 1,4 ký một ngày cuối tuần. Hai ngày cao điểm là 2,8 ký, cộng đệm hai mươi phần trăm thành 3,4 ký. Kệ còn 3,4 ký là phải lên đơn nhập ngay — vì nhà cung cấp giao trong 1 đến 2 ngày, quán vẫn còn đủ hàng bán trong lúc chờ hàng về.
Với sữa tươi: quán mình dùng khoảng 12 lít một ngày cuối tuần, hai ngày là 24 lít, cộng đệm thành 29 lít. Dưới 29 lít là báo. Con số này dán thành bảng ở kho, ai trực kho cũng nhìn thấy — đừng để trong đầu một người duy nhất.
3. Kiểm kho nhanh 10 phút mỗi tối
Cuối ngày, trước khi đóng quán, một người cân nhanh 10 nguyên liệu tiền to, ghi vào bảng 3 cột: sổ ghi còn bao nhiêu, cân thực tế còn bao nhiêu, lệch bao nhiêu.
Lệch dưới 5 phần trăm là bình thường — đổ tràn, pha thử, hao hụt tự nhiên. Lệch hơn là có vấn đề, và chỉ có 3 nguyên nhân: pha quá tay so với định lượng chuẩn, đơn bán ra không ghi vào sổ, hoặc đổ bỏ không báo. Tìm đúng nguyên nhân nào thì sửa đúng chỗ đó, đừng đổ cho "kho xui".
Mười phút một tối. Nhưng đây là lần đầu tiên trong ngày quán mình thật sự biết kho còn gì, thay vì đoán.
4. Để phần mềm tự trừ kho và báo trước khi hết
Ba việc trên làm tay được, nhưng điểm yếu của làm tay là vẫn phụ thuộc vào người nhớ làm. Có hôm đông khách, nhân viên quên kiểm, sáng hôm sau lại hết sữa như cũ.
Việc thứ tư, mình để phần mềm làm hộ: mỗi đơn bán ra, kho tự trừ đúng theo định lượng từng món đã khai báo. Nguyên liệu nào chạm mức tồn tối thiểu là có cảnh báo ngay, kèm gợi ý lượng cần nhập dựa trên tốc độ bán thật của quán mấy tuần gần nhất.
Mình dùng Quán Ơi cho việc này — kho tự trừ theo định lượng món, cảnh báo sắp hết hàng và gợi ý nhập hàng có sẵn trong phần quản lý kho (bạn xem chi tiết ở trang hướng dẫn quản lý kho của Quán Ơi: https://quanoi.com/help/quan-ly-kho). Từ ngày bật cảnh báo tự động, quán mình chưa một lần phải chạy đi mua lẻ giữa giờ bán.
Hết hàng giữa tuần không phải xui — là kho chưa có hệ thống báo trước. Làm xong 4 việc trên, chuyện nguyên liệu hết bất ngờ biến mất khỏi danh sách lo của chủ quán.
Bạn đang bị vướng ở bước nào — đặt mức tồn tối thiểu, kiểm kho mỗi tối, hay định lượng món chưa chuẩn? Inbox Page Quán Ơi, mình chỉ cách làm 3 bước đầu miễn phí.