Đối soát tiền app giao hàng: 15 phút cuối tuần để không mất lãi

Quán Ơi · 24/10/2026 · 6 phút đọc

Đối soát tiền app giao hàng: 15 phút cuối tuần để không mất lãi

Quán mình bán qua app giao hàng khoảng 30% doanh thu mỗi tháng. Có tháng mình nhìn số đơn trên app thấy vui lắm, tới lúc tiền về tài khoản thì hụt mất hơn 2 triệu so với con số mình nhẩm trong đầu. Không phải app tính sai. Mà vì mình chưa từng đối soát: phí sàn, thuế trên phí, tiền khuyến mãi, đơn hủy — tất cả trừ dần trước khi tiền về, mà mình cứ tưởng doanh thu trên app là tiền mình được nhận.

Từ ngày mình đối soát đều mỗi cuối tuần, tiền lệch tuần nào cũng nằm dưới 100 nghìn, và mình biết chính xác kênh app nào đang nuôi quán, kênh nào chỉ đông đơn mà lãi mỏng. Bài này mình chia sẻ đúng bảng và quy trình mình đang dùng.

Vì sao tiền app về ít hơn bạn tưởng

Một đơn trà sữa khách trả 50.000 đồng trên app không có nghĩa quán nhận 50.000 đồng. Tiền thực nhận đi qua 4 lớp trừ:

1. Phí chiết khấu của sàn. Thường 20–25% trên giá trị đơn, tùy sàn và tùy hợp đồng của quán bạn. Đơn 50.000 đồng, phí 25% đã mất 12.500 đồng.

2. Thuế giá trị gia tăng tính trên phí. Nhiều bạn quên khoản này. Phí 12.500 đồng cộng thêm 8% thuế là 1.000 đồng nữa. Tổng cộng quán mất 13.500 đồng trước khi nói tới khuyến mãi.

3. Tiền khuyến mãi, ai chịu? Đây là chỗ lệch nhiều nhất. Có chương trình sàn hỗ trợ một phần, quán chịu một phần; có chương trình quán chịu toàn bộ mà bạn bấm đồng ý lúc nào không nhớ. Giảm 10.000 đồng cho khách mà quán chịu hết thì đơn 50.000 đồng chỉ còn 26.500 đồng tiền thực nhận, chưa trừ giá vốn.

4. Đơn hủy, đơn hoàn, đơn giao thất bại. Món đã pha rồi mà khách hủy, tiền có về không, về bao nhiêu, trừ vào kỳ nào — nếu bạn không ghi lại, cuối tháng bạn sẽ không bao giờ tra ra được khoản này nằm ở đâu.

Chưa kể tiền sàn không về ngay. Sàn thường đối soát theo chu kỳ 3–7 ngày, có sàn giữ lại một phần làm ký quỹ. Nên cảm giác "tuần này bán tốt mà sao tài khoản vẫn vơi" là bình thường — chừng nào bạn chưa có bảng đối soát, bạn sẽ luôn thấy tiền của mình như bốc hơi.

Bảng đối soát 5 cột mình dùng mỗi tuần

Bạn không cần phần mềm phức tạp. Một bảng tính với 5 cột, cập nhật mỗi cuối tuần là đủ:

Cuối mỗi tuần, bạn cộng 5 cột này theo từng sàn riêng — đừng gộp chung hai sàn vào một bảng, vì phí và chu kỳ trả tiền khác nhau, gộp lại là không tra được lệch ở đâu.

Ví dụ một tuần của quán mình, kênh app A: khách trả tổng 18.400.000 đồng, phí và thuế 4.830.000 đồng, khuyến mãi quán chịu 1.150.000 đồng, tiền thực nhận 12.420.000 đồng. Trừ tiếp giá vốn nguyên liệu khoảng 35% trên giá bán gốc, lãi gộp kênh app tuần đó còn khoảng 5,9 triệu trên 18,4 triệu doanh thu — tức biên lãi gộp khoảng 32%, mỏng hơn hẳn bán tại quầy. Biết con số này, mình mới dám quyết định có nên chạy thêm khuyến mãi trên app hay không, thay vì thấy đơn nhiều là mừng.

Quy trình 15 phút cuối tuần, 5 bước

Bước 1: Tải sao kê tuần của từng sàn. Sao kê có sẵn trong ứng dụng đối tác của sàn, mục doanh thu hoặc ví. Tải về, đừng chỉ xem trên điện thoại rồi thôi.

Bước 2: Đối chiếu số đơn. Đếm số đơn trên sao kê với số đơn quán mình ghi nhận trong tuần. Đơn nào có trên app mà quán không làm, hoặc quán làm mà app không ghi, khoanh đỏ ngay.

Bước 3: Kiểm tra từng khoản trừ. Đối chiếu phí, thuế, khuyến mãi theo hợp đồng bạn đã ký, không theo cảm giác. Chương trình khuyến mãi nào quán chịu 100% mà hiệu quả không rõ, ghi chú lại để cân nhắc tắt tuần sau.

Bước 4: Ghi đơn hủy và đơn hoàn riêng. Mỗi đơn hủy ghi rõ: đã làm món chưa, sàn hoàn bao nhiêu, tiền về kỳ nào. Đây là khoản hay thất lạc nhất vì nó không nằm trong doanh thu hiển thị.

Bước 5: Chốt số lệch và ghi một dòng kết luận. Ví dụ: "Tuần này lệch 60 nghìn, do 1 đơn hủy đã làm món, sàn hoàn 50%." Một dòng này giúp tháng sau bạn không phải tra lại từ đầu.

3 lỗi mình từng mắc, bạn tránh được thì đỡ mất tiền

Lỗi 1: Hiểu sai "sàn hỗ trợ 50% khuyến mãi". Có đợt mình tưởng sàn chia đôi 20.000 đồng giảm giá, hóa ra điều kiện là giảm tối đa 10.000 đồng mỗi đơn và chỉ áp cho món trong danh sách của sàn. Món ngoài danh sách, quán chịu hết. Từ đó chương trình nào mình cũng đọc kỹ phần "quán chịu" trước khi bấm tham gia.

Lỗi 2: Không ghi đơn hủy ngay trong ngày. Đơn hủy để tới cuối tuần mới tra thì nhân viên ca đó đã quên món làm tới đâu, ảnh chụp màn hình cũng không còn. Giờ quán mình có quy tắc: hủy đơn là ghi ngay vào sổ ca, kèm mã đơn.

Lỗi 3: Chỉ nhìn doanh thu, không nhìn lãi theo kênh. Có tháng kênh app tăng 40% đơn nhưng toàn đơn khuyến mãi sâu, lãi gộp kênh app thấp hơn cả tháng trước. Từ ngày mình tách lãi theo kênh, mình mới biết nên đẩy món nào lên app: món lãi gộp cao, pha nhanh, ít topping hay hết hàng — chứ không phải món nào cũng đưa lên.

Ngưỡng cảnh báo: lệch bao nhiêu thì phải tra?

Quy tắc của quán mình: lệch dưới 100 nghìn một tuần thì ghi nhận rồi thôi, coi như sai số làm tròn và phí ngân hàng. Lệch trên 200 nghìn, hoặc lệch 2 tuần liên tiếp cùng một kiểu, thì phải tra tới cùng: mở lại sao kê, đối chiếu từng đơn, nhắn hỗ trợ sàn nếu cần. Đừng để khoản lệch nhỏ tích thành khoản lớn rồi mới tra, lúc đó sao kê cũ rất khó đối chiếu.

Phần tốn thời gian nhất trong quy trình này là gom số liệu từ nhiều chỗ: app của sàn, sổ ca của quán, báo cáo tại quầy. Mình đang dùng báo cáo lãi theo kênh trên Quán Ơi để gom doanh thu, phí và lãi theo từng kênh bán vào một chỗ, cuối tuần chỉ việc đối chiếu với sao kê của sàn thay vì cộng tay từng nguồn.

Kết lại

Bán qua app không xấu — nó mang khách mới về cho quán mình mỗi tuần. Nhưng doanh thu trên app không phải tiền của bạn cho tới khi bạn đối soát xong. Một bảng 5 cột, 15 phút mỗi cuối tuần, và một ngưỡng lệch rõ ràng là đủ để bạn giữ được phần lãi của mình.

Bạn đang bán qua app mà chưa đối soát bao giờ? Cuối tuần này thử tải sao kê tuần vừa rồi về, cộng 5 cột như trên, rồi xem tiền thực nhận của quán bạn là bao nhiêu. Con số đó mới là con số để ra quyết định — có nên chạy thêm khuyến mãi, có nên tăng giá món trên app, hay nên dồn sức cho khách tại quầy.

Quán nào cũng cần Quán Ơi — đăng ký dùng thử tại quanoi.com để xem báo cáo lãi theo kênh của quán bạn ngay từ tuần này.