Thừa người giờ vắng, thiếu người giờ đông: xếp ca theo lưu lượng khách
Quán Ơi · 05/11/2026 · 6 phút đọc
Thứ bảy tuần trước, quán mình xảy ra một cảnh trái khoáy trong cùng một ngày. Buổi chiều từ 14 giờ đến 16 giờ, quán chỉ lác đác 3 bàn mà vẫn đủ 3 nhân viên trực — hai bạn đứng lau đi lau lại cùng một cái bàn, một bạn ngồi bấm điện thoại vì hết việc. Tối đến, khung 19 giờ đến 21 giờ quán kín 20 trên 24 ghế, mà cũng chỉ có 2 người chạy — một bàn chờ nước 15 phút, một bàn khác đứng dậy bỏ về trước khi kịp gọi món.
Tính nhanh cuối ngày, mình vừa trả lương thừa cho 2 tiếng đứng chơi buổi chiều, vừa mất ít nhất 2 bàn buổi tối. Vấn đề của quán mình hôm đó không phải thiếu người. Vấn đề là mình xếp ca đều nhau cả ngày, trong khi khách thì không đến đều nhau cả ngày.
Xếp ca theo lưu lượng khách là cách sửa đúng chỗ này: đông thì đủ người, vắng thì ít người, lương trả đúng vào giờ ra tiền. Dưới đây là 4 việc mình làm, việc nào cũng làm tay được ngay tuần này.
1. Đo lưu lượng khách trong 2 tuần, đừng đoán
Trước khi xếp lại ca, mình cần biết thật sự quán đông lúc nào. Đoán thì ai cũng đoán "tối đông, trưa vắng", nhưng đông cỡ nào, vắng cỡ nào thì chỉ có số mới trả lời được.
Cách mình làm: trong 2 tuần, mỗi giờ nhân viên ghi 2 con số vào một bảng 3 cột — giờ, số bàn có khách, số đơn bán ra. Không cần phần mềm, một tờ giấy dán ở quầy là đủ. Cuối 2 tuần, mình cộng trung bình theo từng khung giờ.
Kết quả ở quán mình, quán 24 ghế, làm mình bất ngờ ở 2 chỗ. Thứ nhất, khung 14 giờ đến 17 giờ các ngày trong tuần chỉ đạt trung bình 3 đến 4 bàn, thấp hơn hẳn so với cảm giác "cũng có khách lai rai" của mình. Thứ hai, khung 9 giờ đến 11 giờ sáng thứ bảy và chủ nhật đông gần bằng buổi tối — 16 đến 18 bàn — trong khi mình trước giờ chỉ xếp 2 người cho ca sáng cuối tuần vì nghĩ "sáng thì ai uống nhiều".
Chỉ 2 tuần đo, mình đã có bản đồ lưu lượng của quán: giờ nào cần bao nhiêu người, không còn xếp theo cảm giác nữa.
2. Chia ngày thành 3 khung, mỗi khung một quân số
Từ bảng số liệu, mình chia ngày thành 3 khung và chốt quân số cố định cho từng khung:
- Khung cao điểm (quán mình: 7 giờ đến 9 giờ sáng, 19 giờ đến 21 giờ 30 tối, và 9 giờ đến 11 giờ sáng thứ bảy, chủ nhật): đủ 3 người — 1 thu ngân kiêm gọi món, 1 pha chế, 1 chạy bàn kiêm dọn bàn.
- Khung trung bình (11 giờ đến 14 giờ, 17 giờ đến 19 giờ): 2 người — 1 thu ngân kiêm pha chế, 1 chạy bàn.
- Khung vắng (14 giờ đến 17 giờ các ngày trong tuần): 1 người — vừa bán vừa dọn, có việc gì nặng thì để lại cho ca sau.
Quân số này gắn với quán 24 ghế của mình, quán bạn cứ lấy bảng đo 2 tuần của mình mà chốt số riêng. Nguyên tắc chung chỉ có một: khung vắng không bao giờ xếp bằng khung đông. Một người thừa trong khung vắng 3 tiếng, mỗi ngày, một tháng là gần 90 tiếng lương trả cho việc đứng chơi.
3. Dùng ca gối đầu thay vì ca đều nhau
Lỗi mình mắc lâu nhất là xếp ca kiểu "sáng 1 ca, chiều 1 ca, mỗi ca 8 tiếng". Ca kiểu này luôn thừa người giờ vắng và thiếu người giờ đông, vì giờ đông của quán thường nằm ở đoạn giao ca.
Cách sửa là ca gối đầu: giữ 1 ca chính dài phủ cả ngày, cộng thêm 1 ca ngắn chỉ phủ đúng giờ đông. Quán mình đang chạy như sau: ca chính từ 8 giờ đến 16 giờ, ca gối từ 17 giờ đến 22 giờ, và riêng thứ bảy, chủ nhật thêm ca sáng từ 8 giờ đến 12 giờ. Nhờ ca gối, khung tối luôn có 3 người, khung chiều vắng chỉ còn 1 người, mà tổng giờ công một tuần còn giảm so với trước — vì mình cắt được những giờ thừa buổi chiều.
Một quy tắc nhỏ nhưng quan trọng: ca gối phải là nhân viên part-time hoặc nhân viên đã quen việc, không xếp người mới vào ca gối. Giờ đông là giờ không có thời gian kèm cặp, người mới vào ca đông chỉ làm mọi thứ chậm thêm.
4. Dự phòng cho 2 tình huống hay vỡ trận nhất
Lịch đẹp đến mấy cũng vỡ nếu không có phương án dự phòng. Quán mình chuẩn bị trước cho 2 tình huống:
- Nhân viên xin nghỉ đột xuất: mỗi ca đều có 1 người dự phòng được báo trước — không phải đến trực, mà là "nếu được gọi thì đến trong 30 phút". Người dự phòng được trả thêm một khoản nhỏ cho tuần trực dự phòng, dù không phải đến. Rẻ hơn nhiều so với việc chủ quán tự xắn tay chạy bàn cả tối.
- Đông bất ngờ: khi số bàn vượt quá 80 phần trăm ghế trong 30 phút liên tiếp, thu ngân nhắn ngay vào nhóm chung để gọi người dự phòng, đồng thời chủ động báo khách mới "quán đang đông, món ra sau khoảng 15 phút". Khách được báo trước thì chờ được, khách không được báo thì bỏ về.
Hai phương án này mình viết thành một tờ giấy dán ở quầy, ai trực cũng biết phải làm gì, không cần gọi điện hỏi chủ quán.
Phần mềm làm hộ phần nào?
Bốn việc trên làm tay được, nhưng xếp lịch tay cho 7 đến 10 nhân viên, tuần nào cũng có người xin nghỉ, đổi ca, thì bảng lịch giấy nhanh chóng thành một mớ gạch xóa. Phần nặng nhất là: xếp người vào từng ca trên lịch tuần, theo dõi ai vào ca, ai nghỉ, rồi gom giờ công đó thành bảng lương mà không cộng sót.
Trên Quán Ơi, chủ quán xếp nhân viên vào ca ngay trên lịch tuần, nhân viên tự bấm vào ca trên điện thoại, xin nghỉ thì hệ thống tự gỡ ca đã xếp, cuối kỳ giờ công đã duyệt gom thẳng vào bảng lương — bạn xem hướng dẫn chi tiết ở chấm công, xếp ca và nghỉ phép. Kỷ luật xếp ca thì vẫn của bạn, nhưng phần ghi chép và cộng trừ máy làm hộ hết.
Tóm lại: đo lưu lượng 2 tuần để biết giờ nào đông thật, chia 3 khung với quân số khác nhau, dùng ca gối đầu phủ đúng giờ đông, và chuẩn bị sẵn người dự phòng cho ngày vỡ trận. Làm 4 việc này, quán bạn sẽ hết cảnh trả lương cho người đứng chơi buổi chiều, rồi lại thiếu người đúng lúc khách đông nhất buổi tối.